Dokumentationspflicht §43 IfSG: Nachweise richtig aufbewahren

Belehren allein reicht nicht – du musst es auch nachweisen können: Nach §43 Abs. 5 IfSG müssen Arbeitgeber die Erstbelehrungs-Bescheinigung und die Dokumentation der letzten Folgebelehrung am Betriebsort verfügbar halten und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorlegen. Bei einer Lebensmittelkontrolle zählt nicht, dass belehrt wurde – sondern dass du es belegen kannst.

Was genau dokumentiert werden muss

Für jede Person mit Lebensmittelkontakt brauchst du zwei Nachweise: die Erstbelehrungs-Bescheinigung (vor Tätigkeitsbeginn) und die Dokumentation der letzten Folgebelehrung (alle zwei Jahre). Beides muss dem Betrieb zugeordnet, aktuell und auffindbar sein. Die rechtliche Einordnung steht im Leitfaden Arbeitgeberpflichten §43 IfSG.

Wo und wie lange aufbewahren?

Die Nachweise gehören an den Betriebsort und müssen bei einer Kontrolle sofort vorlegbar sein. Lose Zettel in der Personalakte sind dafür ein Risiko: Sie geraten in Vergessenheit, verschwinden bei Personalwechsel oder sind im Ernstfall nicht griffbereit.

Revisionssicher und auf Knopfdruck

Mit dem Unternehmens-Dashboard liegt die Dokumentation zentral und prüfsicher:

• Jede Bescheinigung (Erst- und Folgebelehrung) ist dem Mitarbeiter und Standort zugeordnet.
• Compliance-Report fürs ganze Team als PDF – mit einem Klick bei der Kontrolle.
• Die Historie bleibt erhalten, auch wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt.

So wird die Dokumentationspflicht vom Risiko zur Formsache.

Häufige Fragen

Welche Nachweise muss ich als Arbeitgeber aufbewahren? Die Erstbelehrungs-Bescheinigung und die Dokumentation der letzten Folgebelehrung jeder Person mit Lebensmittelkontakt (§43 Abs. 5 IfSG).

Wo muss ich die Belehrungs-Nachweise aufbewahren? Am Betriebsort verfügbar halten und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorlegen.

Was droht ohne Dokumentation? Fehlende Nachweise sind eine Ordnungswidrigkeit nach §73 IfSG – Bußgeld bis zu 25.000 €.

Wie lege ich die Nachweise revisionssicher ab? Zentral in einem Dashboard, jedem Mitarbeiter zugeordnet, mit Compliance-Report als PDF auf Knopfdruck.