Arbeitgeberpflichten §43 IfSG: Erst- & Folgebelehrung, Doku, Bußgeld

Als Arbeitgeber hast du beim Gesundheitszeugnis drei Pflichten: Vor dem ersten Arbeitstag muss eine Erstbelehrung nach §43 IfSG vorliegen (nicht älter als drei Monate), nach Arbeitsbeginn musst du jede Person alle zwei Jahre erneut belehren (Folgebelehrung), und du musst die Nachweise dokumentieren und im Betrieb vorhalten. Wer das versäumt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 €.

1. Erstbelehrung – vor dem ersten Arbeitstag

Wer in deinem Betrieb gewerblich mit leicht verderblichen Lebensmitteln arbeitet, braucht vor der ersten Tätigkeit eine Erstbelehrung nach §43 Abs. 1 IfSG. Sie wird vom Gesundheitsamt oder einem beauftragten Arzt durchgeführt. Wichtig: Bei Arbeitsbeginn darf die Bescheinigung nicht älter als drei Monate sein. Ohne gültige Erstbelehrung darfst du die Person nicht mit offenen Lebensmitteln beschäftigen. Über das Unternehmens-Dashboard lädst du neue Mitarbeiter per Link ein und siehst auf einen Blick, wer schon belehrt ist.

2. Die vergessene Pflicht: Folgebelehrung alle 2 Jahre

Das ist der Punkt, den die meisten Arbeitgeber übersehen: Nach §43 Abs. 4 IfSG musst du als Arbeitgeber deine Mitarbeiter nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre erneut über die Inhalte belehren. Diese Folgebelehrung ist deine Pflicht – nicht die des Gesundheitsamts und nicht die des Mitarbeiters. Sie läuft innerbetrieblich und muss dokumentiert werden.

Genau hier entsteht das Risiko: Die Zwei-Jahres-Fristen geraten in Vergessenheit, bis eine Lebensmittelkontrolle danach fragt. Eine zentrale Folgebelehrungs-Verwaltung mit automatischer Erinnerung nimmt dir das ab.

3. Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Nach §43 Abs. 5 IfSG musst du die Erstbelehrungs-Bescheinigung und die Dokumentation der letzten Folgebelehrung am Betriebsort verfügbar halten und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorlegen. In der Praxis heißt das: Bei einer Kontrolle musst du für jede mit Lebensmitteln betraute Person den lückenlosen Nachweis zeigen können. Lose Zettel in der Personalakte sind dafür ein Risiko – besser ist eine revisionssichere digitale Ablage.

4. Was bei Versäumnis droht

Verstöße gegen die Belehrungs-, Dokumentations- oder Aufbewahrungspflicht sind Ordnungswidrigkeiten nach §73 IfSG und können mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € geahndet werden. Hinzu kommt: Ohne gültige Belehrung darf die Person gar nicht beschäftigt werden – im Zweifel fällt sie für die Schicht aus.

5. Wie du alle drei Pflichten sauber organisierst

Mit einem Unternehmens-Account erledigst du Erst- und Folgebelehrung, Dokumentation und Fristen an einer Stelle:

• Mitarbeiter einladen per Link oder QR-Aushang – neue Kräfte machen die Erstbelehrung selbst, du siehst den Status live.
• Automatische Erinnerung an jede fällige Folgebelehrung – keine Frist mehr im Kopf.
• Zentrale, revisionssichere Ablage aller Bescheinigungen – bei einer Kontrolle sofort vorzeigbar.
• Planbare Kosten: eine Standort-Flatrate statt Preis pro Kopf – egal wie hoch die Fluktuation ist.

Häufige Fragen

Ist die Folgebelehrung die Pflicht des Arbeitgebers oder des Mitarbeiters? Die Folgebelehrung nach §43 Abs. 4 IfSG ist Pflicht des Arbeitgebers. Du musst deine Mitarbeiter nach Arbeitsbeginn und danach alle zwei Jahre erneut belehren und das dokumentieren.

Wie oft muss die Belehrung wiederholt werden? Alle zwei Jahre. Die Erstbelehrung selbst läuft nicht ab, aber die innerbetriebliche Folgebelehrung ist alle zwei Jahre Pflicht.

Welches Bußgeld droht bei fehlender Belehrung oder Dokumentation? Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten nach §73 IfSG und können mit bis zu 25.000 € Bußgeld geahndet werden.

Wie lange muss ich die Nachweise aufbewahren? Du musst die Erstbelehrungs-Bescheinigung und die Dokumentation der letzten Folgebelehrung am Betriebsort verfügbar halten und der Behörde auf Verlangen vorlegen (§43 Abs. 5 IfSG).

Muss ich für jeden Mitarbeiter einzeln zahlen? Nein – bei uns gibt es eine Standort-Flatrate pro Monat statt Einzelpreis pro Kopf; Erstbelehrungen rechnest du je Mitarbeiter ab. Das macht die Kosten planbar, auch bei hoher Fluktuation.