Arbeitgeberpflichten nach § 43 IfSG: Belehrung und Bußgeld

Als Arbeitgeber hast du beim Gesundheitszeugnis drei Pflichten: Vor dem ersten Arbeitstag muss für jede Person mit Lebensmittelkontakt eine Erstbelehrung nach § 43 IfSG vorliegen (nicht älter als drei Monate), nach Arbeitsbeginn musst du jede Person alle zwei Jahre erneut belehren (Folgebelehrung), und du musst die Nachweise dokumentieren und im Betrieb vorhalten. Wer das versäumt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 25.000 €. Dieser Leitfaden führt durch alle Pflichten – mit Gesetzesstellen, den typischen Fehlerquellen in Gastronomie und Lebensmittelhandel und dem Weg, das Ganze ohne Zettelwirtschaft zu organisieren.

1. Erstbelehrung – vor dem ersten Arbeitstag

Wer in deinem Betrieb gewerblich mit leicht verderblichen Lebensmitteln arbeitet, braucht vor der ersten Tätigkeit eine Erstbelehrung nach § 43 Abs. 1 IfSG. Sie wird vom Gesundheitsamt oder einem vom Gesundheitsamt beauftragten Arzt durchgeführt – auch online. Wichtig: Bei Arbeitsbeginn darf die Bescheinigung nicht älter als drei Monate sein. Ohne gültige Erstbelehrung darfst du die Person nicht mit offenen Lebensmitteln beschäftigen – auch nicht am Probetag.

Das betrifft typischerweise Köchinnen und Köche, Küchenhilfen und Spülkräfte mit Lebensmittelkontakt, Servicepersonal, das Speisen und offene Getränke ausgibt, Beschäftigte in Bäckerei, Metzgerei, Eisdiele oder am Frischetresen sowie Aushilfen, Saisonkräfte, Minijobber und Praktikanten. Welche Lebensmittel und Tätigkeiten die Pflicht auslösen, steht in § 42 Abs. 1 und 2 IfSG; den Überblick gibt Wer braucht ein Gesundheitszeugnis?

Wer zahlt die Erstbelehrung? Das regelt das Gesetz nicht. Die Erstbelehrung ist personengebunden; die Bescheinigung gehört der Person und wandert zum nächsten Job mit. Drei Wege sind üblich: Du übernimmst die 25 € komplett (sauberes Onboarding, alle gleich behandelt), du gibst einen Zuschuss, oder die Person zahlt selbst. Wichtig ist nur: Der Nachweis muss vor dem ersten Schichttag vorliegen. Online erledigt eine neue Kraft die Erstbelehrung vom Handy bei einem vom Gesundheitsamt beauftragten Arzt (etwa zehn Minuten); so gehen keine Arbeitstage zwischen Zusage und Start verloren.

2. Die vergessene Pflicht: Folgebelehrung alle 2 Jahre

Das ist der Punkt, den die meisten Arbeitgeber übersehen: Nach § 43 Abs. 4 IfSG musst du als Arbeitgeber deine Mitarbeitenden nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre über die Tätigkeitsverbote nach § 42 Abs. 1 IfSG und die Mitteilungspflicht nach § 43 Abs. 2 IfSG belehren. Diese Folgebelehrung ist deine Pflicht – nicht die des Gesundheitsamts und nicht die der Mitarbeitenden. Sie läuft innerbetrieblich, darf online erfolgen und muss dokumentiert werden (§ 43 Abs. 4 Satz 2 IfSG).

Genau hier entsteht das eigentliche Compliance-Risiko: Die Erstbelehrung ist ein einmaliger Akt vor dem ersten Arbeitstag. Die Folgebelehrung dagegen wiederholt sich für jede Person alle zwei Jahre, zu unterschiedlichen Terminen – bei laufendem Betrieb mit Fluktuation verliert man schnell den Überblick, wer wann wieder fällig ist, bis eine Lebensmittelkontrolle danach fragt. Alles zu Frist, Ablauf und Selbstbelehrung: Folgebelehrung nach § 43 IfSG

3. Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Belehren allein reicht nicht – du musst es auch nachweisen können. Nach § 43 Abs. 5 IfSG musst du die Erstbelehrungs-Bescheinigung und die Dokumentation der letzten Folgebelehrung jeder Person an der Betriebsstätte verfügbar halten und der zuständigen Behörde und ihren Beauftragten auf Verlangen vorlegen. Übst du selbst eine Tätigkeit nach § 42 Abs. 1 IfSG aus, gilt das auch für deine eigene Bescheinigung. Bei Tätigkeiten an wechselnden Standorten (etwa Catering, Messe, Zeitarbeit) genügt eine beglaubigte Abschrift oder beglaubigte Kopie.

Für jede Person mit Lebensmittelkontakt brauchst du also zwei Nachweise: die Erstbelehrungs-Bescheinigung (vor Tätigkeitsbeginn) und die Dokumentation der letzten Folgebelehrung (nicht älter als zwei Jahre). Beides muss dem Betrieb zugeordnet, aktuell und auffindbar sein. Lose Zettel in der Personalakte sind dafür ein Risiko: Sie geraten in Vergessenheit, verschwinden bei Personalwechsel oder liegen im Ernstfall beim Steuerberater.

4. Mitteilungen und Maßnahmen bei Erkrankung

Zwei weitere Pflichten aus § 43 IfSG werden selten erwähnt, zählen aber genauso: Treten bei einer beschäftigten Person nach Aufnahme der Tätigkeit Hinderungsgründe nach § 42 Abs. 1 IfSG auf (etwa Durchfall, Erbrechen oder eine infizierte Wunde), muss sie dir das unverzüglich mitteilen (§ 43 Abs. 2 IfSG). Werden dir solche Anhaltspunkte bekannt, musst du unverzüglich die Maßnahmen einleiten, die eine Weiterverbreitung der Krankheitserreger verhindern (§ 43 Abs. 3 IfSG) – in der Praxis: die Person vom Umgang mit offenen Lebensmitteln abziehen. Welche Symptome ein Tätigkeitsverbot auslösen, erklärt der Ratgeber § 42 IfSG: Tätigkeitsverbote.

5. Selbstständige und Betriebsinhaber

Die Arbeitgeberpflichten gelten entsprechend für Personen, die die Tätigkeiten nach § 42 Abs. 1 IfSG selbstständig ausüben (§ 43 Abs. 6 IfSG). Wer also einen Imbiss, Foodtruck oder Hofladen betreibt und selbst mit anpackt, braucht die eigene Erstbelehrung, muss sich alle zwei Jahre selbst nachbelehren und beide Nachweise im Betrieb vorhalten.

Was bei Versäumnis droht

Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten nach § 73 IfSG. Der Bußgeldrahmen ist dabei abgestuft (§ 73 Abs. 1a und Abs. 2 IfSG):

• Beschäftigung ohne gültige Bescheinigung (entgegen § 43 Abs. 1 Satz 1 IfSG, Nr. 20): Bußgeld bis zu 25.000 €.
• Folgebelehrung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig durchgeführt (entgegen § 43 Abs. 4 Satz 1 IfSG, Nr. 16b): Bußgeld bis zu 25.000 €.
• Nachweis oder Bescheinigung bei einer Kontrolle nicht oder nicht rechtzeitig vorgelegt (entgegen § 43 Abs. 5 Satz 2 IfSG, Nr. 21): Bußgeld bis zu 2.500 €.

Die Höchstbeträge sind der gesetzliche Rahmen, nicht der Regelfall – die tatsächliche Höhe legt die Behörde nach Einzelfall fest. Hinzu kommt: Ohne gültige Belehrung darf die Person gar nicht beschäftigt werden; im Zweifel fällt sie für die Schicht aus, und bei einer Begehung drohen Beanstandung, Auflagen und Nachkontrollen. Das Lebensmittelüberwachungsamt prüft bei Begehungen gezielt die Belehrungsnachweise – fehlende oder veraltete Belehrungen gehören zu den häufigsten Beanstandungsgründen. Was Beschäftigte selbst riskieren, steht unter Ohne Gesundheitszeugnis arbeiten.

Gastronomie: Wenn Fluktuation auf Compliance trifft

In der Gastronomie ist das Gesundheitszeugnis kein Einmal-Thema, sondern Daueraufgabe: Ständig fangen neue Aushilfen an, Saisonkräfte kommen und gehen, und alle zwei Jahre wird für jede Person im Team die Folgebelehrung fällig. Ein Restaurant mit 20 Mitarbeitenden wechselt in manchen Jahren die halbe Belegschaft. Drei typische Fehlerquellen:

• Die neue Aushilfe steht schon hinter der Theke, der Nachweis fehlt noch.
• Die Folgebelehrung von Mitarbeitenden aus dem Vor-Vorjahr ist unbemerkt abgelaufen.
• Die Nachweise liegen verstreut – beim Steuerberater, im Büro-Ordner, in alten E-Mails.

Was sich bewährt hat: die Erstbelehrung fest ins Onboarding nehmen (Link oder QR-Aushang im Personalraum, Belehrung am Handy, in 12 Sprachen), die Fristen je Person mit automatischer Erinnerung führen und alle Nachweise an einem Ort ablegen, aus dem sich bei der Kontrolle ein Report fürs ganze Team ziehen lässt. Dasselbe gilt für Kitas, Pflegeeinrichtungen, Caterer, Ketten mit mehreren Standorten und Personaldienstleister – für Zeitarbeit gibt es einen eigenen Ratgeber: Gesundheitszeugnis in der Zeitarbeit.

Interne Unterweisung mit KI-Hilfe – und wo die Grenze liegt

Für die betriebsinterne Folgebelehrung und die Hygieneschulung darfst du dir Unterlagen selbst erstellen – auch mit Hilfe von KI-Werkzeugen wie ChatGPT: Merkblätter zur Händehygiene, Checklisten für die Kühlkette, kurze Quizfragen für die Auffrischung, Übersetzungen der Hygieneregeln für ein mehrsprachiges Team. Das spart Zeit und hält interne Unterweisungen einheitlich. Die Grenze ist klar: Die Erstbelehrung nach § 43 Abs. 1 IfSG darf nur das Gesundheitsamt oder ein von ihm beauftragter Arzt durchführen. Ein Chatbot ist keine Belehrungsstelle, und eine selbst erstellte „Bescheinigung“ ist rechtlich wertlos – wer damit bei der Lebensmittelkontrolle auffällt, riskiert das Bußgeld nach Nr. 20.

Hygieneschulung nach LMHV kommt dazu

Die Belehrung nach § 43 IfSG ist nicht die einzige Pflicht: Nach § 4 Lebensmittelhygiene-Verordnung (LMHV) dürfen leicht verderbliche Lebensmittel nur von Personen hergestellt, behandelt oder in Verkehr gebracht werden, die durch eine Schulung über die nötigen Fachkenntnisse verfügen. Diese betriebliche Hygieneschulung organisiert der Betrieb regelmäßig selbst; sie ersetzt die § 43-Belehrung nicht und umgekehrt. Bei einer Kontrolle werden beide Nachweise verlangt. Details: Hygieneschulung online

Alle drei Pflichten an einer Stelle organisieren

Mit unserer Lösung für Unternehmen erledigst du Erst- und Folgebelehrung, Dokumentation und Fristen in einem System: Mitarbeitende per Link oder QR-Aushang einladen (neue Kräfte machen die Erstbelehrung selbst, du siehst den Status live), automatische Erinnerung an jede fällige Folgebelehrung, zentrale Ablage aller Bescheinigungen mit Report für die Kontrolle, Sammelabrechnung statt vieler Einzelbelege – mit planbaren Kosten pro Standort statt Preis pro Kopf, egal wie hoch die Fluktuation ist. Wer die Erstbelehrung für neue Mitarbeitende übernehmen will, ohne Auslagen zu erstatten, gibt beim Onboarding einen Gutschein-Code aus, den die Person im Kurs einlöst.

Häufige Fragen

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber beim Gesundheitszeugnis? Drei: Vor dem ersten Arbeitstag muss für jede Person mit Lebensmittelkontakt eine Erstbelehrung nach § 43 Abs. 1 IfSG vorliegen (nicht älter als drei Monate), nach Arbeitsbeginn muss der Arbeitgeber alle zwei Jahre eine Folgebelehrung durchführen (§ 43 Abs. 4 IfSG), und er muss Bescheinigung und Belehrungsdokumentation im Betrieb vorhalten und der Behörde auf Verlangen vorlegen (§ 43 Abs. 5 IfSG).

Ist die Folgebelehrung die Pflicht des Arbeitgebers oder des Mitarbeiters? Des Arbeitgebers. Nach § 43 Abs. 4 IfSG musst du deine Mitarbeitenden nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre erneut belehren und die Teilnahme dokumentieren. Sie läuft innerbetrieblich und ist nicht Aufgabe des Gesundheitsamts.

Muss ich als Arbeitgeber die Erstbelehrung bezahlen? Gesetzlich nicht. Die Erstbelehrung ist personengebunden, Beschäftigte bringen sie in der Regel selbst mit. Viele Betriebe übernehmen die 25 € aber als Teil des Onboardings oder geben einen Zuschuss. Die Folgebelehrung alle zwei Jahre ist dagegen deine Pflicht und für Mitarbeitende kostenlos.

Welches Bußgeld droht bei fehlender Belehrung oder Dokumentation? Wer eine Person ohne gültige Bescheinigung beschäftigt oder die Folgebelehrung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig durchführt, handelt ordnungswidrig (§ 73 Abs. 1a Nr. 20 und 16b IfSG) – Bußgeld bis zu 25.000 €. Wer Nachweise bei einer Kontrolle nicht oder nicht rechtzeitig vorlegt (Nr. 21), riskiert bis zu 2.500 €.

Wie lange muss ich die Nachweise aufbewahren? Die Erstbelehrungs-Bescheinigung und die Dokumentation der letzten Folgebelehrung musst du an der Betriebsstätte verfügbar halten und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorlegen (§ 43 Abs. 5 IfSG). Bei Tätigkeiten an wechselnden Standorten genügt eine beglaubigte Abschrift oder Kopie.

Darf eine neue Aushilfe ohne Gesundheitszeugnis anfangen? Nein. Der Nachweis der Erstbelehrung muss vor dem ersten Arbeitstag mit Lebensmittelkontakt vorliegen und darf bei Arbeitsbeginn höchstens drei Monate alt sein. Online ist das auch kurzfristig machbar.

Quellen und Stand

• § 43 IfSG – Belehrung, Bescheinigung des Gesundheitsamtes (gesetze-im-internet.de): Abs. 1 Erstbelehrung, Abs. 2 und 3 Mitteilung und Maßnahmen, Abs. 4 Folgebelehrung, Abs. 5 Aufbewahrung, Abs. 6 Selbstständige
• § 42 IfSG – Tätigkeits- und Beschäftigungsverbote
• § 73 IfSG – Bußgeldvorschriften: Abs. 1a Nr. 16b, 20 und 21, Abs. 2
• § 4 LMHV – Schulung
• Stand: 4. November 2026